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广东海洋大学国际学术会议管理办法
来源:guanli    点击数:127    更新时间:2017/9/30 9:18:16    【打印此页

广东海洋大学国际学术会议管理办法


第一章  总  则


第一条 为了进一步规范和加强我校国际学术会议管理工作,提高会议质量及效益,根据上级有关文件精神,结合我校实际情况,特制定本办法。


第二条 国际学术会议是指与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区),以促进科学发展、学术交流、课题研究等为主题内容的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。国际学术会议不得随意使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”、“高层会议”、“首届”等称谓。


第三条 学校鼓励有条件和能力的二级单位举办(主办、承办、协办、联合举办或委托筹办,以下均统称举办)国际学术会议,以提高我校科学研究水平,促进学科建设,扩大我校在国际上的影响。



第二章  原  则


第四条 举办国际学术会议要有利于促进我校教育、科学事业发展,有利于提高我校国际声望和维护国家利益。举办国际学术会议要切实贯彻“服务发展、确保重点、规范管理、精简务实”、“以我为主、为我所用、目的明确、统筹协调、从严掌握、厉行节约、讲求实效”、“促进学校教学科研”和“以会养会”的原则。



第三章  相关要求


第五条 未经批准,任何部门和单位都不得擅自筹备或对外承诺举办国际学术会议,不得发出会议邀请。


第六条 原则上不得跨地区、跨系统举办国际学术会议。


第七条 举办国际学术会议应厉行节约,会议期间产生的会议经费预算、支出、结算等依照《广东海洋大学会议费管理暂行办法》(校财务〔2013〕12号)执行。严格按照有关规定限定经费开支范围和开支标准,不得以盈利为目的。


第八条 组织好会议期间的宣传和报道工作,以扩大我校的国际影响。


第九条 国际学术会议的受理、审核、上报审批及管理工作由国际交流与合作处·港澳台办(以下简称国际交流与合作处)归口管理。



第四章  基本条件


第十条 举办单位在相关领域有一定影响,拥有较强的教学及科研力量,具备举办国际学术会议的能力。


第十一条 举办单位能够邀请一定数量的国内外知名学者与会,并能够征集一定数量和质量的学术论文。


第十二条 举办单位具有一定的外事工作经验和会务组织能力,能妥善安排食、宿、交通及会议场所,保证会务及接待工作的顺利进行。


第十三条 会议经费有保证。



第五章  审批程序


第十四条 举办国际学术会议实行审批制度,做到事前有审核,事中有把控,事后有记录备案。


第十五条 举办单位必须提前3个半月向国际交流与合作处提交举办国际学术会议的申请,并填写《广东海洋大学国际(港澳台)学术会议申报表》,同时提供有关申报材料。


第十六条 国际交流与合作处根据申请材料,按照有关文件要求和《广东海洋大学形势报告会和哲学社会科学报告会、研讨会、论坛、讲座管理实施细则》《广东海洋大学学术活动管理规定》进行审核,经校领导研究同意后报广东省人民政府外事办公室审批(涉及港澳台的机构及人员,报市或省港澳台办审批),同时报备省教育厅,获批准后方可启动会议筹备工作。


第十七条 国际学术会议须严格控制规模,原则上要求:外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的哲学社会科学类国际会议;外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学技术领域的专业或学术性的较大国际会议。


第十八条 申报材料:


(一)申请报告,具体要求如下:


1.会议名称和举办的时间、地点、规模(与会人员范围、总数及外宾人数);


2.会议主办单位及承办单位名称;


3.会议申办的必要性;


4.会议的背景、主要议题及内容;


5.拟参会中(含港澳台)、外宾名单及相关背景材料(包括国籍、工作单位和职务、学术研究情况等);


6.会议经费预算及来源;


7.联系人和联系电话;


8.申请报告要经单位负责人签字并加盖单位公章。


(二)其他材料:


1.会议简介;


2.会议日程和议程;


3.若会议为协办、联合举办、委托筹办,则需提供协办方、合办方、筹办方简介、过往合作情况简介等材料;


4.有境外国际组织参与的国际会议,在了解真实意图后须按规定附上相关说明及背景材料。


(三)以上材料均需要提供中文译件。


第六章  筹备与组织


第十九条 国际学术会议获批准后,举办单位即可启动对外联络、下发会议通知等会议组织工作,并严格按计划开展相关活动。


第二十条 会务及注意事项:


(一)举办单位应及早召集会议筹备人员,认真、细致地做好会前各项准备工作,落实会场、会议所需设施以及经费来源等,确保会议顺利召开。


(二)举办单位要组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查,对有政治性错误内容的论文,应及时要求改正或取消论文在会议上发表、展示和参会资格。


(三)举办单位应遵守外事纪律,严格遵守保密制度。


(四)举办单位应对与会代表的接送、食宿、交通等会务工作做出周密安排,确保与会代表安全。


(五)会议筹备和组织过程中,重要涉外事宜应报国际交流与合作处协调处理。


第七章  会议管理


第二十一条 举办单位要加强会议现场管理,要有计划、有目的、有重点地了解、掌握活动进展情况,做到全面把控、及时引导、确保安全。如有发现报告人传播或听众借交流互动散布政治谣言和政治性错误观点,要立即采取措施予以制止,及时消除不良影响,并及时向宣传部报告,同时向报告人或当事人所在单位反映,由报告人或当事人所在单位党组织按照有关规定进行处理。


第二十二条 会议结束后,举办单位及学生组织对国际会议宣传报道时,要坚持正确的舆论导向,严格审核报道内容,避免在社会上造成负面影响。凡未经学校或上级主管部门批准或内容违反党的路线方针政策以及其他政治性错误观点的,一律不予以报道。


第二十三条 会议总结和资料整理工作。会议结束后,举办单位应做好如下工作:


(一)负责收集、整理、保存与会议有关的文字材料(包括所有报批材料、领导或重要来宾发言稿、来宾签到簿、会议总结、会议论文集等)、重要照片、会标、录音、录像等,于会后1个月内将上述有关材料整理后送交学校档案馆归档。


(二)应将收集的具有重要学术价值的会议论文和信息及时向科技处汇报。


(三)会议结束后2周内须向科技处和国际交流与合作处提交书面总结材料。总结报告的内容提纲为:


1.会议名称、时间、地点、主题、举办单位和学术负责人,与会中(含港澳台)、外宾实到人数及具体名单,收到中、外论文数量; 


2.会议学术水平的评价; 


3.与会国内外著名学者的最新研究成果和动向;


4.会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距、收获和成果以及存在的问题和建议;


5.会议论文集出版情况;


6.会议相关照片; 


7.是否有政治敏感问题出现,解决的情况如何。


第八章  监督与责任


第二十四条 学校外事、科研、纪检监察、财务、审计等相关职能部门共同加强对国际学术会议的监督和检查,对未履行报批手续或违反外事纪律和财务规定的部门和个人要依照规定处理,并追究有关领导责任。


第九章  附  则


第二十五条 举办港澳台学术会议参照本办法执行。


第二十六条 本办法由国际交流与合作处负责解释,自印发之日起执行。


附件:


1、国际(含港澳台)学术会议申报表


2、拟邀请中外出席人员中外文名单

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 广东海洋大学校长办公室 2016年8月30日印发

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